Email là một công cụ đã không còn xa lạ với dân văn phòng. Xin việc, xin nghỉ phép, xin tăng lương, xin đề bạt ý kiến… phần lớn đều thông qua email. Nhưng thống kê có tới khoảng 60% dân văn phòng không thể viết một bản email hoàn chỉnh và “đúng chuẩn”. Việc viết một email không mở đầu, xưng hô không đúng, từ ngữ dùng không lịch sự… tất cả khiến bạn trở nên vụng về, bê bối và thiếu chuyên nghiệp đối với cấp trên/ cấp dưới của mình. Hãy xem qua 8 cấu trúc làm nên một email hoàn hảo giúp bạn lọt vào mắt xanh của sếp và đồng nghiệp nhé.

1. Chào hỏi và mở đầu

Bạn nên nhớ đừng xưng hô trống không, xưng hô không phù hợp với đối tượng. Và bạn nhớ phải giới thiệu bạn sẽ nói gì trong email, đừng có nhảy ngay vào chủ đề chính mà quên chào hỏi và giới thiệu nhé.

2. Nhắc việc liên lạc trước đó

Khi đề cập tới vấn đề, hãy nhớ nhắc tới những chủ đề các bạn đã bàn bạc trước đó để dẫn dắt người nhận mail. Đồng thời, việc này cũng cho thấy rằng bạn là một con người cẩn thận và có trách nhiệm trong công việc.

3. Đưa ra lời yêu cầu

Và tất nhiên khi bạn yêu cầu người nhận mail làm gì đó cho mình, đừng chỉ ra lệnh. Điều đó sẽ chỉ làm khoảng cách của các bạn xa hơn và khiến công việc kém hiệu quả hơn mà thôi. Hãy nhớ luôn tỏ ra sự cảm kích, biết ơn của mình vì sự giúp đỡ của người nhận mail.

4. Đưa ra lời giúp

Đừng sử dụng những câu như “Tôi sẽ giúp bạn…”. Điều đó thể hiện rằng bạn đang “trên cơ” người nhận mail. Hãy hỏi họ về cách mà bạn có thể giúp họ, chẳng hạn như “Bạn hãy để chúng tôi giúp, chúng tôi sẽ rất hân hạnh…”. Khi đó cả hai sẽ cảm thấy ngang tầm và dễ bàn bạc công việc hơn.

5. Thông báo tin tốt

Để thông báo một tin vui tới người nhận mail, hãy tỏ ra bạn cũng vui mừng cho họ. Đừng chỉ dừng lại ở việc thông báo, bạn nên kèm lời động viên hoặc chúc mừng cho sự thành công của họ nhé.

6. Thông báo tin xấu

Khi thông báo tin xấu, bạn hãy nhớ luôn dùng giọng điệu “formal”. Đồng thời, hãy nhớ kèm những lời nói an ủi và động viên tinh thần cho người nhận mail. Đừng khiến người nhận mail thất vọng mà bị xuống tinh thần luôn nhé.

7. Phàn nàn

Một số dân văn phòng viết email phàn nàn khi nóng giận dẫn tới giọng điệu email rất chua cay. Khi viết email phàn nàn, hãy viết với giọng điệu lịch sự và từ tốn, người đọc mail cũng sẽ cảm thấy dễ chịu và giải quyết ngay vấn đề cho bạn.

8. Kết thúc

Khi kết thúc, hãy nhớ cảm ơn người đọc mail nhé. Nhưng chỉ cảm ơn thôi vẫn chưa đủ. Hãy nhớ tóm tắt lại những nội dung/ cuộc hẹn/ kế hoạch… các bạn đã trình bày suốt email để người đọc email không bị quên.

>>> Tìm hiểu thêm: Rèn luyện các kỹ năng tiếng Anh cho người đi làm với chương trình ULI Business Speaking